A portaria é um dos primeiros pontos de contato entre uma empresa, condomínio ou instituição e as pessoas que chegam ao local.
Receber visitantes, controlar entradas e saídas, orientar prestadores de serviços e acompanhar a movimentação fazem parte de uma rotina que exige atenção, responsabilidade e cordialidade.
Por isso, muitas empresas e condomínios optam pela terceirização de portaria, contando com profissionais preparados para assumir essa função de acordo com as necessidades do local.
Mas como esse serviço funciona e quais são suas principais vantagens?
O que é portaria terceirizada?
A portaria terceirizada consiste na contratação de uma empresa especializada para disponibilizar profissionais responsáveis pelas atividades de portaria e controle de acesso.
Em vez de montar e administrar uma equipe própria para essa função, a empresa ou condomínio contrata uma prestadora que estrutura o atendimento conforme a demanda apresentada.
Entre as atividades que podem fazer parte da rotina estão:
- Recepção de visitantes
- Controle de entrada e saída
- Orientação de visitantes e prestadores
- Atendimento na portaria
- Registro e conferência de acessos
- Apoio à organização da rotina do local
- Controle de movimentação de pessoas
As atividades realizadas devem sempre estar de acordo com as características e necessidades de cada operação.
Onde a portaria terceirizada pode ser utilizada?
O serviço pode ser utilizado em diferentes tipos de estabelecimentos.
Entre eles estão:
Condomínios residenciais: controle da entrada de moradores, visitantes, prestadores e entregadores.
Empresas e escritórios: recepção e controle de acesso de colaboradores, clientes e visitantes.
Clínicas e hospitais: organização do fluxo de pessoas e orientação de visitantes.
Escolas: apoio no controle de entrada e saída de alunos, responsáveis, funcionários e visitantes.
Centros comerciais: atendimento e orientação de pessoas que circulam pelo estabelecimento.
Indústrias e galpões: controle de acesso de funcionários, fornecedores, transportadores e visitantes.
Cada ambiente possui uma rotina própria e, por isso, o serviço precisa ser estruturado de acordo com a realidade do local.
Quais são as vantagens da terceirização de portaria?
1. Profissionais preparados para a função
A portaria exige atenção constante, boa comunicação e postura profissional.
Ao contratar uma empresa especializada, o estabelecimento pode contar com profissionais direcionados para esse tipo de atividade.
2. Mais organização no controle de acesso
Uma rotina de portaria bem estruturada ajuda a organizar o fluxo de pessoas que entram e saem do estabelecimento.
Isso pode contribuir para uma operação mais organizada e para uma experiência melhor de visitantes, clientes, moradores e colaboradores.
3. Atendimento mais profissional
O profissional da portaria muitas vezes é a primeira pessoa que um visitante encontra.
Por isso, cordialidade, educação e postura fazem diferença na percepção que as pessoas têm sobre a empresa ou condomínio.
4. Continuidade do serviço
A portaria normalmente precisa funcionar dentro de horários definidos e, em alguns casos, durante períodos prolongados.
Contar com uma equipe terceirizada pode facilitar a organização da escala e a continuidade do atendimento.
5. Mais praticidade para a gestão
A administração de uma equipe própria envolve diversas responsabilidades.
Ao contratar uma empresa especializada, o contratante pode concentrar seus esforços na administração da própria operação, enquanto a prestadora fica responsável pela estrutura relacionada ao serviço contratado.
O que faz um profissional de portaria?
As atividades podem variar conforme o local, mas normalmente envolvem tarefas relacionadas ao atendimento e controle de acesso.
O profissional pode:
- Recepcionar visitantes
- Orientar pessoas que chegam ao local
- Controlar entradas e saídas
- Identificar visitantes e prestadores
- Auxiliar no controle de entregas
- Comunicar a chegada de pessoas aos responsáveis
- Observar a movimentação da entrada
- Apoiar a organização da rotina da portaria
É importante destacar que as responsabilidades devem ser definidas de acordo com o serviço contratado e com as necessidades do estabelecimento.
Portaria terceirizada é a mesma coisa que segurança?
Não necessariamente.
A portaria está principalmente relacionada ao atendimento, recepção e controle de acesso.
Já atividades de segurança patrimonial possuem características, responsabilidades e requisitos específicos.
Por isso, antes de contratar, é importante definir exatamente quais atividades serão realizadas pela equipe e quais são as necessidades do estabelecimento.
Como escolher uma empresa de portaria terceirizada?
Assim como acontece com outros serviços terceirizados, o preço não deve ser o único fator considerado.
Antes de contratar, avalie:
Experiência
Procure conhecer a experiência da empresa com portaria e controle de acesso e, quando possível, com estabelecimentos semelhantes ao seu.
Profissionais
Entenda como a empresa seleciona e prepara os profissionais que serão direcionados para o atendimento.
Supervisão
Pergunte como funciona o acompanhamento da equipe depois que o serviço começa.
Substituição de profissionais
É importante entender como a empresa trabalha em situações de ausência, férias ou necessidade de substituição.
Comunicação
Verifique quais serão os canais de contato entre o contratante e a empresa prestadora.
Adequação à rotina
A empresa deve conseguir compreender os horários, fluxo de pessoas e características específicas do local para estruturar o serviço de maneira adequada.
Quanto custa contratar uma portaria terceirizada?
Não existe um preço único para esse tipo de serviço.
O valor depende de fatores como quantidade de profissionais, horários de atendimento, escala, características do local e atividades que serão realizadas.
Por isso, o ideal é apresentar a necessidade para uma empresa especializada e solicitar uma proposta personalizada.
Dessa forma, é possível avaliar o serviço de acordo com a realidade da operação.
Terceirizar a portaria vale a pena?
Para empresas e condomínios que precisam manter uma rotina organizada de atendimento e controle de acesso, a terceirização pode ser uma alternativa interessante.
A contratação de uma equipe especializada pode trazer mais praticidade para a gestão e permitir que os profissionais sejam direcionados para uma função específica dentro da operação.
O mais importante é escolher uma empresa que consiga oferecer profissionais preparados, acompanhamento e uma solução adequada à rotina do local.
Uma portaria bem estruturada faz diferença na rotina
A portaria ocupa uma posição importante na operação de muitos estabelecimentos.
Além do controle de acesso, os profissionais também representam o primeiro contato de visitantes, clientes, moradores e prestadores com o local.
Por isso, contar com uma equipe preparada pode contribuir para uma rotina mais organizada, um atendimento mais cordial e um controle de acesso mais eficiente.
Sua empresa ou condomínio precisa de uma equipe de portaria?
A Plus Serviços e Limpeza oferece soluções de portaria e controle de acesso para empresas e instituições de diferentes segmentos.
Nossa equipe pode entender as características da sua operação e apresentar uma solução adequada à sua necessidade.
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Perguntas frequentes
O que está incluído em um serviço de portaria terceirizada?
As atividades dependem do contrato, mas podem incluir recepção de visitantes, controle de entrada e saída, orientação de pessoas, atendimento na portaria e apoio à organização do fluxo de acesso.
A portaria terceirizada pode atender condomínios?
Sim. A portaria terceirizada pode ser utilizada em condomínios residenciais e comerciais, de acordo com as necessidades e características de cada local.
A empresa terceirizada substitui o porteiro quando necessário?
A forma de substituição depende da estrutura e das condições contratadas com a prestadora. Esse ponto deve ser esclarecido antes da contratação.
Portaria terceirizada é serviço de segurança?
Não necessariamente. A portaria está relacionada principalmente ao atendimento e controle de acesso. Serviços de segurança patrimonial possuem características e requisitos próprios.
Como contratar uma empresa de portaria?
O primeiro passo é apresentar as características do local, horários, quantidade de acessos e necessidades da operação. A partir dessas informações, a empresa prestadora pode avaliar a demanda e elaborar uma proposta.